ISO = International Organization for Standardization (Nemzetközi Szabványügyi Szervezet)
9001 = szabvány száma
2015 = kiadás éve

MSZ = Magyar Szabvány
EN = Európai Uniós szabvány
ISO = International Organization for Standardization (Nemzetközi Szabványügyi Szervezet)
9001 = szabvány száma
2015 = kiadás éve

A vezetés döntése, hogy az elkülönülő tevékenységek, ill. telephelyek közül melyekre terjeszti ki a rendszert. A tanúsítás csak olyan tevékenységre kezdeményezhető, amelyben van már folyamatban lévő, vagy lezárt munka. Fontos megjegyezni azonban, hogy a tanúsítást igazoló Tanúsítvány, ill. a tanúsítási embléma (logo) csak a rendszerbe bevont tevékenységekre, ill. telephelyekre vonatkozik.

A tanácsadó, aki részt vesz, segítséget nyújt a rendszer kiépítésében.
A tanúsító egy a tanúsítandó cégtől, a tanácsadótól független szervezet, amely a bevezetett rendszer működését vizsgálja.

• Helyzetfelmérés (a cég már meglévő folyamatainak feltérképezése)
• Oktatás (a rendszerszabvány követelményeinek és a dolgozók feladatainak ismertetése a cég felső- és középvezetői részére)
• Szükséges dokumentáció kialakítása (kézikönyv, eljárásleírások, szabályzatok, utasítások, munkaköri leírások, feljegyzések)
• Rendszer bevezetése, működtetése
• Rendszer működésének belső felülvizsgálata, korrekciók elvégzése
• Tanúsítás

A rendszer kiépítéséhez és bevezetéséhez szükséges idő függ a cég méretétől (alkalmazottak létszáma, telephelyek száma), valamint a szolgáltatási / termék előállítási tevékenységek számától, bonyolultságától.

Ha a szabvány által megkövetelt dokumentáció (szabályzatok, utasítások, formanyomtatványok) kialakításra kerültek, a Cég feladata a rendszer működtetése. Ami azt jelenti, hogy

• a dokumentumokban foglaltakat oktatni kell a munkatársak, esetleg az alvállalkozók részére,
• a kialakított formanyomtatványokat a napi gyakorlatban vezetni kell,
• a szolgáltatást/termék előállítást a szabályzatok, belső utasítások szerint kell elvégezni.

A tanácsadó információkkal való ellátása és az ágazat-specifikus dokumentációk elkészítésében való részvétel (pl.: munkautasítások; munkaköri leírások). Ezek után a rendszer működtetését valamelyik kolléga könnyen el tudja látni. Kis vállalkozásokra nem ró akkora feladatot, mely teljes embert igényelne.

Más néven audit. Ezen folyamat során a tanúsító szervezet azt vizsgálja, hogy a bevezetett rendszer (kb. 2-3 hónap működést szoktak kérni a tanúsítók) megfelel-e az adott rendszerszabvány követelményeinek, és a cég belső szabályozásaiban leírtak a gyakorlatban hogyan teljesülnek.

Az irányítási rendszerek első tanúsítási auditja két szakaszból áll:

Az audit 1. szakasza: A tanúsító szervezet részére meg kell küldeni a cég belső előírásait (kézikönyv, eljárásleírások, munkautasítások). A tanúsító megvizsgálja, hogy a már meglévő szabályozások és a rendszerszabvány követelményei között léteznek-e lényeges eltérések. Továbbá az auditorok megismerik a helyszínt, az erőforrásokat és a folyamatokat. A legtöbb irányítási rendszer esetén javasolt, hogy az 1. szakasz egy részét az Ügyfél telephelyén folytassák le.

Az audit 2. szakasza : A cég rendszerének, működésének teljes átvizsgálása megtörténik (a dokumentumok átvizsgálása után) a gyakorlatban, a Megrendelő telephelyén.

Az auditorok a felülvizsgálatot az alábbi módszerekkel végzik el:
• iratok átvizsgálása,
• interjú a vezetőkkel és a munkatársakkal,
• munkafolyamatok megfigyelése.

A tanúsító auditon való megfelelés végeredménye a kiállított Tanúsítvány/Certificate.

Nyitó értekezlet: audit céljának, módszereinek, programjának áttekintése, a felmerülő kérdések megvitatása. A nyitó értekezlet résztvevői az auditorok, valamint a tanúsított szervezet felső és középvezetői.
Audit lefolytatása: információgyűjtés, információ megerősítés, értékelés.
Az auditorok átlal alkalmazott felülvizsgálati módszerek: iratok átvizsgálása, interjú a cég vezetőivel és alkalmazottaival, munkafolyamatok megfigyelése.
Záró megbeszélés: audit eredményeinek összefoglalása.

A tanúsító feladata, hogy a rendszerszabványban (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 stb.) foglaltak teljesülését vizsgálja, majd azt tanúsítsa, tehát különböző tanúsítók munkája között nem lehet jelentős különbség. Ellenben tanúsítási áraik igen jelentősen eltérhetnek egymástól.

A tanúsító kiválasztásakor az ár mellett célszerű mérlegelni, hogy piaci partnereink, mely tanúsítókat részesítik előnyben. A nagyobb cégek, főleg a multinacionális cégek megkövetelhetik, hogy az általuk preferált tanúsító tanúsítsa a beszállítóik rendszereit.

A tanúsító szervezetek munkáját akkreditáló testületek (hazai, nemzetközi) felügyelik. A szerződéskötés előtt célszerű meggyőződni arról, hogy a választott tanúsító rendelkezik-e érvényes akkreditációval. A nem akkreditált tanúsítók munkájának színvonala, és az általuk kiadott Tanúsítvány értéke megkérdőjelezhető!

Integrált rendszer esetén olyan tanúsítót kell választani, aki minden az integrált rendszerben szereplő tanúsítvány kiadására jogosult. A jogosultság igazolására célszerű a tanúsító szervezet akkreditálási okiratait bekérni, és azok érvényességét ellenőrizni (pl. a hazai akkreditált tanúsító cégek megtalálhatók a Nemzeti Akkreditáló Hatóság honlapján – https://www.nah.gov.hu/hu/).

Az összeg attól függően változik, hogy mekkora a szervezet mérete (alkalmazottak létszáma, telephelyek száma), hány műszakban dolgozik, valamint befolyásoló tényező a szolgáltatási, gyártási tevékenységek száma, bonyolultsága.

A tanúsítványt 3 évre adják ki a tanúsító szervezetek. A tanúsítvány érvényességi ideje alatt évente felülvizsgálati auditot tartanak a tanúsítók, ami azt jelenti, hogy évről-évre bizonyítani kell a rendszer működését és azt, hogy a rendszer folyamatosan fejlődik. A felügyeleti auditok az Ügyfél telephelyén lefolytatott, helyszíni auditok, de nem terjednek ki feltétlenül az egész rendszerre.
A 3. év végén egy okirat megújító auditra kerül sor, mellyel újraindul a három éves periódus.

A tanúsítást igazoló logo minden olyan dokumentumon feltüntethető, amelyre a rendszer kiterjed.
A logot a tanúsító biztosítja (e-mailen megküldve, vagy elektronikus adathordozón átadva, vagy letölthető a tanúsító szervezet honlapjáról). A logo használatáért egyes tanúsítók plusz díjat számolnak fel, a tanúsítás összegén felül. Erről célszerű a szerződéskötés előtt tájékozódni.

A cég működése a belső folyamatok terén átláthatóvá, szabályozottabbá válik. A minőségirányítás szervesen beépül a társaság tevékenységébe, preventív szemléletével csökkenti a minőségköltségeket, szervezetten valósul meg a minőséggel összefüggő valamennyi tevékenység felügyelete. A cég működésének gazdaságossága nő.

Javítja a szervezet versenyképességét, piaci megítélését, a termék, vagy a szolgáltatás elfogadottá válik minden piacon, tehát segíti új piacok megszerzését is. A kis- és középvállalatok számára elősegíti a beszállítóvá válást. Növeli a vevők bizalmát, javítja a vállalati image-t, burkolt reklám.

Lehetőség nyílik hazai és Uniós támogatások elnyerésére, valamint olyan tendereken való részvételre, ahol az MSZ EN ISO 9001-es szabvány szerinti, tanúsított minőségirányítási rendszer vagy más vállatirányítási rendszer megléte alapkövetelmény.

Mérhetővé teszi az eddig mérhetetlennek számító dolgokat, mint például a vevői elégedettséget.

A cég vezetői és tulajdonosai objektív bizonyítékok felhasználásával tudják megállapítani, hogy a cég az előre kitűzött célokat milyen hatékonysággal tudja valóra váltani.

A társaság minden vezetőjének, közreműködő alkalmazottjának napi tevékenységében teret nyer a minőség szemlélet, erősödik a minőség tudat. A cég minden egyes munkatársa számára egy tudatos fejlődési irányt ad, mely lehetővé teszi az egyenletes minőséggel történő munkavégzést. A munkavállalók vállalatukkal való azonosulását segíti.

Rendezi a dokumentumkezelést.

Pontosan meghatározza a munkatársak felelősségi és hatásköreit.

Szabályozza a munkavégzés folyamatát.

Rendezettebbé teszi a cég életét.

Lehetővé teszi az utólagos felelősség meghatározást.

A minőségirányítási, környezetközpontú irányítási, munkabiztonsági stb. rendszerek egymásba integrálhatóak. Az integráció nem csak a költségeket csökkenti, hanem a rendszerek működtetését is egyszerűsíti.